向媒体提供的资料一般以广告袋或文件袋的形式，妥善整理、有序摆放，在发布会前分发给新闻媒体。 顺序应该是：
一、会议议程
2. 新闻稿
3. 演讲稿
4.介绍演讲者的背景信息。 （应包括职称、主要经历、成就等）
5、公司宣传册
6.产品描述信息。 （如果是有关新产品的新闻稿）
7.相关图片
8. 纪念品（或纪念券）
9、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访，新闻发布后发送给联系人）
10、空白信纸和笔（方便记者记录）
确定新闻发布会发言人
此次发布会也是公司与媒体互动的好机会，值得珍惜。 代表公司形象的发言人可以对公众认知产生重大影响。 如果表现不佳，公司形象无疑会不讨人喜欢。
新闻发言人的条件一般应包括以下内容：
公司高层人物之一——发言人应在公司担任重要职务，有权力代表公司发言。
良好的外表和表达能力。 发言人应具有丰富的知识、清晰的语言表达能力、倾听能力和反应能力，仪表包括肢体语言应整洁、大方、得体。
能够执行原始计划并灵活调整。
有了现场控制能力，发布会现场的气氛就可以完全掌控和调动。
发言人回答记者提问的准备
新闻发布会上，发言人讲话后通常会有回答记者提问的环节。 通过双方的充分沟通，可以增强记者对整个新闻事件的了解和背景信息的掌握。 准备好、平易近人接受媒体专访的领导人，可以进一步升华发布会发布的新闻材料。
回答记者提问时，一般由一人负责回答。 如果有必要，如果涉及到专业性很强的问题，其他人会帮忙。 新闻发布会前，主办方必须准备好记者提问和回答的备忘录大纲，并提前取得共识，特别是主采访者和辅助采访者之间的共识。
发布会上，要认真回答记者提问。 不相关或太长的问题可以被礼貌地阻止。 对于涉及企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉他们，这是企业秘密。 一般来说，记者都能理解，有的还能委婉回应。 “不予评论”的做法是不合适的。 对于复杂、需要大量解释的问题，可以简要回答要点，并在会后邀请他们讨论。
新闻发布会邀请记者
媒体邀请的技巧非常重要。 既要吸引记者参与，又不能透露太多要发布的消息。 从媒体邀请的密度来看，既不能太多，也不能太少。 一般来说，企业应该邀请与其有密切接触的业务领域记者参加。 如有必要，活动现场气氛热烈时，应邀请平面媒体记者、摄影师一起前往。
邀请时间一般提前3至5天，并可在发布会前一天给予适当提醒。 接触较多的媒体记者可以直接电话邀请。 当媒体相对陌生或内容严肃、庄重时，可以采用书面邀请的方式。
适当制造悬念，可以在发布会上吸引记者对新闻的兴趣。 一种可选的方法是在会议前不透露消息，让记者感到惊讶。 “我要尽快报道这个消息”的想法促使不少媒体争先恐后地撰写新闻。 如果提前披露，用记者的话来说，“新闻资源就被破坏了”。 当其他报纸报道了之后，他们写新闻的热情就会大大削弱，甚至可能不想再发表了。 无论企业与某些报纸的记者多么熟悉，在新闻发布会之前都无法透露重大新闻内容。
在邀请记者的过程中，需要注意的是，邀请的一定是记者，而不是媒体广告业务部门的人员。 有时，媒体广告人员希望利用发布会的机会进行业务联系，并做出帮助发表文章的承诺。 这个时候，他们也必须拒绝。
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